Hoe organiseer je een evenement

Stap 1: Wat voor evenement organiseren?

Voor je gaat beginnen aan het organiseren van je evenement moet je natuurlijk weten wat voor evenement je wilt organiseren. Misschien heb je dit evenement al heel vaak georganiseerd, of misschien is dit helemaal nieuw voor je. Het is altijd een goed idee eens goed onder de loop te nemen wat het doel van je evenement is. Kom je er niet goed uit? Ga dan eens met je team om de tafel voor een brainstorm. Dit kun je natuurlijk ook met je opdrachtgever doen! Zorg dat je aan het einde in ieder geval een antwoord hebt gevonden op de volgende vragen.

Voor wie is het evenement?

Bepaal voor jezelf voor wie je dit evenement organiseert. Zo kun je bij de verdere organisatie beter bepalen welke taken er allemaal uitgevoerd dienen te worden. Is jouw evenement voor liefhebbers van een bepaalde sport of muziekstijl? Of voor medewerkers van een specifieke organisatie? Zet voor jezelf op papier wat jouw doelgroep definieert.

Waarom ga je dit evenement organiseren?

Als je duidelijk hebt wat de doelgroep van jouw evenement is, is het tijd om te bedenken waarom je jouw evenement wilt organiseren. Waarom komen de bezoekers naar jouw evenement? Als je het jaarlijkse toernooi van de sportvereniging organiseert, komen bezoekers om een sportieve prestatie neer te zetten, terwijl de bezoekers van het kerstfeest van je bedrijf een gezellige avond met het team verwachten.

Wat is er te ervaren/doen/zien op je evenement?

Zodra je weet waarom bezoekers naar jouw evenement komen, is het tijd om op papier te zetten welke activiteiten er tijdens het evenement allemaal te doen zijn, die passen bij de doelgroep van je evenement en de reden dat jij een evenement organiseert. Bij het kerstfeest van je bedrijf kun je denken aan een diner of borrel, terwijl je voor een muziekevenement kunt denken aan de verschillende artiesten die eventueel komen optreden.

Waar en Wanneer moet het evenement plaatsvinden?

Pas wanneer je weet voor wie je welk evenement organiseert begin je met het regelen van de meer praktische vraagstukken van je evenement, zoals het vinden van een geschikte locatie en een geschikte datum en tijd voor je evenement. Het kerstfeest van je bedrijf kan bijvoorbeeld plaatsvinden in een leuk restaurant. Denk er bij de organisatie van je evenement aan wat een geschikte tijd is voor jouw bezoekers. Je medewerkers zullen bijvoorbeeld met familie en vrienden ook kerst vieren, waardoor het wellicht geschikter is om jouw kerstfeest één of twee weken eerder te organiseren.

Stap 2: Evenement team samenstellen

Als je hebt bepaald wat voor evenement je wilt gaan organiseren is het tijd om vast te stellen wie je allemaal nodig hebt voor het organiseren van dit evenement, een evenement organiseren doe je tenslotte nooit alleen. Voor alle mogelijke taken voorafgaand, tijdens en na het evenement, heb je mensen nodig die je hierbij kunnen helpen. Dit zijn medewerkers die bepaalde taken uitvoeren, maar ook externe bedrijven die bijvoorbeeld een podium opbouwen of de catering regelen. Voordat je begint met organiseren, moet je eerst weten wie er allemaal beschikbaar is. Met Online draaiboek kun je eenvoudig je contacten bijhouden die meewerken aan je evenement. Maak onderscheid tussen de medewerkers die je helpen bij het organiseren van je evenement en de externe bedrijven die een dienst leveren tijdens het evenement.

Medewerkers uitnodigen

Wanneer je nog niet zeker weet wie er allemaal aanwezig zijn, stuur je een uitnodiging naar je contactpersonen in Onlinedraaiboek.nl. Dit geeft je medewerkers de mogelijkheid aan te geven of ze aanwezig zijn en welke taken ze graag uitvoeren. Als je al weet wie er meewerken kun je het uitnodigen overslaan.

Stap 3: Evenement voorbereiden

Voordat het evenement daadwerkelijk van start kan gaan moet er een heleboel gebeuren. Sommige dingen kun je zelf, andere taken pakken je medewerkers op, en voor weer andere taken huur je een extern bedrijf in. Waarschijnlijk moet er voor jou specifieke evenement nog een heleboel andere zaken geregeld worden, maar zorg dat je voorafgaand aan het evenement in ieder geval de volgende punten hebt geregeld:

Draaiboek opstellen

Voor je begint met de overige taken voor het organiseren van je evenement, begin je met een draaiboek opstellen. Hierin beschrijf je alle taken die voorafgaand, tijdens en na het evenement moeten worden uitgevoerd. Alle taken waar je in stap drie, vier en vijf van dit artikel over leest neem je mee in je draaiboek. Met Onlinedraaiboek.nl kun je per taak aangeven wat er wanneer moet gebeuren, wie hiervoor verantwoordelijk is, en welke materialen hiervoor nodig zijn. Als je voor iedere taak is afgerond publiceer je je draaiboek, zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

Locatie

Bij stap één heb je bepaald wat een geschikte locatie zou zijn voor jouw evenement. Je voorkomt een hoop problemen als je de locatie zo snel mogelijk vastlegt, zo weet je zeker dat de locatie ook beschikbaar is op de datum wanneer jij je evenement wilt organiseren.

Promotie

Als je de datum, tijd en locatie hebt vastgelegd is het tijd om je evenement te promoten. Afhankelijk van de doelgroep van jouw evenement kies je tussen verschillende promotiekanalen voor de promotie van jouw evenement. Het kerstfeest van je bedrijf heeft waarschijnlijk voldoende aan interne mailing. Wanneer je een muziekevenement organiseert waar je zoveel mogelijk bezoekers voor wilt bereiken kun je kiezen voor een promotie campagne via sociale media en het promoten van je evenement met posters en flyers in de omgeving van je evenement.

Catering en Techniek

Een groot deel van de taken op de dag van je evenement zullen worden uitgevoerd door je medewerkers. Andere taken kun je beter uitbesteden aan een externe partij die hierin gespecialiseerd is. Denk hierbij aan het verzorgen van de lunch door een cateraar of de opbouw van een podium door een hierin gespecialiseerde technicus.

EHBO en Beveiliging

Bij de organisatie van je evenement is het vaak verplicht te voldoen aan bepaalde veiligheidsmaatregelen. Zoals de aanwezigheid van EHBO en beveiliging. Daarnaast is het ook voor je eigen gemoedsrust fijn om deze mensen op je evenement aanwezig te hebben. Zij weten exact wat er moet gebeuren bij een ongeval of andere onverwachte situatie.

Stap 4: Evenement uitvoeren

Als de dag van je evenement aanbreekt, helpt je draaiboek je om van jouw evenement een groot succes te maken. Tijdens de voorbereiding heb je al tot in de puntjes voorbereid wie welke taak op zich neemt en welke externe partijen verantwoordelijk zijn voor verschillende taken. In het draaiboek kun je dit op de dag van het evenement allemaal teruglezen. Ook neem je in je draaiboek de namen en telefoonnummers van je medewerkers en externe partijen op.

Stap 5: Evenement afsluiten

Als jouw evenement is afgelopen ben je als organisator nog niet klaar. Als alle gasten naar huis zijn ronden jij en je medewerkers de laatste taken af zoals het betalen van alle facturen en het opbergen van de materialen voor een volgende editie.

Stap 6: Evenement evalueren

Als het hele evenement achter de rug is, is het tijd om terug te kijken. Als alles goed is gegaan kijk je terug op een geslaagd evenement. Uiteraard zijn er altijd zaken die minder goed gingen of die beter op een andere manier hadden kunnen worden opgepakt. Deze punten pak je op in de evaluatie en noteer je voor de volgende keer dat je dit of een ander evenement organiseert. Ook is er nu tijd om je medewerkers nog eens in het zonnetje te zetten en te bedanken voor hun harde werk.